導入事例

DOWAホールディングス株式会社様

各地の拠点をつないだ大人数の役員会や
遠隔地の専門スタッフが連携するプロジェクト推進に貢献

業種 非鉄金属 設置拠点 国内28 拠点 (本社6+事業所22)
用途 ・DOWA グループ全体の経営会議
・担当者間会議、特定プロジェクト会議
・非常時、震災時における現場担当者とのミーティング

拠点間に存在する距離の壁を撤廃して、遠距離でもスムーズで迅速な コミュニケーションを実現したい。
それに最適なのがテレビ会議システムだった

DOWA グループの創業は、1884 年。現在は、環境・リサイクル事業、製錬事業、電子材料事業、金 属加工事業、熱処理事業の5つの事業をコアビジネスとし、豊かな暮らしの創造と資源循環社会の構 築に貢献している企業である。2000 年からは事業構造改革に着手し、社内と社外、また部門間の壁 を壊し、開かれた会社を目指して取り組みを続けている。例えば、2006 年にはオフィスに固定したデ スクを設けないフリーアドレス制を導入し、組織間の壁をなくすことに成功した。テレビ会議システムも 改革の一環として導入されたものである。そのきっかけについて、総務・法務部門 部長の岸 政彦氏は 次のように語った。

「導入のキッカケは出張経費の削減でした。当社は各地に拠点があるので、ちょっとした会議でも遠距 離を移動しなくてはいけません。その時間と経費を軽減するのが直接の目的でした。しかし検討を始めたときから、テレビ会議システムによって、業務がもっと効率化できる、拠点間の壁がなくせるのではないかという期待がありました」  
2009 年に8 事業所(15 拠点)にテレビ会議システムを設置したところ、十分な利用効果が確認できたために、さらに多くの事業所にも導入が進み、現在(2011年5 月)では22 事業所(28 拠点)のテレビ会議システムが稼動している。  
岸氏が、テレビ会議システムの導入効果として最初に挙げたのは「事務の効率化、合理化」だ。例えば本社、グループ会社の役員が出席する定例役員会は120 人を超えることもある。これだけの人数を同じ時間に集められるのは、各自が自分のオフィスにいながら出席できるテレビ会議システムがあるからだ。

組織の壁を越えて、経営陣と現場が迅速にコミュニケーションを取れる場

テレビ会議システム導入には、効率以外にも大きなメリットがあった。
「役員会にはいくつもの組織やグループ会社から集まるので、異なる立場、視点からさまざまな議論が交わされます。所属組織の規模に関わらず発言できるの で、経営陣も、それぞれの組織やグループ会社が抱えている問題、対立する考え方を、現場の声として知ることができます。逆に各組織は問題に対する経営陣の 考えを知り、会社としてどのように対処するべきかを理解できます。普通はトップに直接伝える場を持つこと自体難しいことですから、企業改革として大きなこ とです。
これはオフィスをフリーアドレス制にしたことにも通じるのですが、情報をオープンにする、組織間の壁をなくすという方針に沿ったものです。役員会自体、テ レビ会議システムを利用すれば誰でも視聴することができます。ですから、当社のスタッフはトップが何を考えているのかを実感を持って知ることができます」
定例役員会だけでなく、トラブル発生時や東日本大震災でも役立った。迅速に対処するには経営陣も状況を正しく知る必要があるが、テレビ会議システムなら当事者の話や現場のビデオ映像からリアルな状況がわかる。

 

現場と本社、各地の専門スタッフの連携を強化

もうひとつの導入効果として「コミュニケーションの質向上と回数の増加」がある。例えば、テレビ会議システムが日常化したことで、地方の拠点にいるスタッフと本社スタッフの間で情報の密度が上がった。
「以前の進め方、つまり本社や現場のスタッフが出張し指示を伝え、帰ってから上司に報告するという方法では、情報の又聞き、伝言ゲームになりがちですが、 テレビ会議システムなら現地と本社の関係者全員が集まって情報を共有できます。紙の報告書や又聞きでは伝えきれない雰囲気まで共有できます」
さらに、各地域に散らばる専門スタッフの連携も強化された。各地域ではそれぞれ専門スタッフが独自のスキルを磨いている。だが事業によっては、よその地域にいる専門スタッフのスキルを活用したいこともある。そんなときテレビ会議システムで協力を仰ぐ。
「相手を遠くから呼び寄せなくても、協力を得られます。つまり距離に関係なく、最適な人材を有効活用できるようになったのです。専門知識を持った者同士が 画面を通して直接話し合えるので、無用な誤解も避けられますし、効率よく進みます。必要であれば社外の人材を呼ぶこともあります」

導入初期の接続切断、音声のトラブル原因をAVCが特定し解決

現在ではテレビ会議システムは日常的に利 用され、本社だけで週20 回程度は使われてい る。1回の会議で15~16 もの拠点を同時に接 続することも珍しくない。しかし導入当初は、 音声が途切れたり接続が切れたりする接続の 問題、異音が響くハウリングなどのトラブルが 頻発し会議が中断したという。  
その品質改善に貢献したのがAVC だった。AVC が各拠点の状況をチェックした結果、パケットロスが原因と特定し、主要拠点のインフラを高速な光回線に置き換えたところ、接続の問題は解消された。ハウリングについても、マイクやスピーカーを調整して発生を抑えた。

「テレビ会議システムの問題は、設置場所の環境、使用する機械、回線、接続先の問題など要素が多岐に渡り、原因を特定するのが非常 に難しいと思います。AVC は早い段階で原因を特定し、明確に説明してくれました。やはり専門的な知識、スキルが豊富なスタッフがいるAVC は頼りになります。今でも新しい拠点に設置するときに依頼しています」
今後の展望としては、まだテレビ会議システムを接続していない海外拠点に設置することを検討しているとのことだ。
「海外は国によってインフラや制度が異なり、日本国内とは違う問題が発生することが想定されます。それを成功させるのに、AVC の持つ知識やスキルに期待しています」

 
  • 総務・法務部門
    部長
    岸 政彦 氏

DOWAホールディングス株式会社
東京証券取引所等1部上場(証券コード:5714)。
2010 年度売上高3,978 億円、営業利益229 億円。
国内外に約100 の事業拠点を有する。

インフラ強化、MCU導入で安定した多地点接続を実現しました

システム販売事業部 首都圏営業部 横山 京子

DOWA ホールディングス様は、多くの拠点を同時に接続するという使い方が特徴的です。安定した多地点接続を維持するために、インフラを光回線に切り替えるとともに、MCU(多地点接続装置)の導入を提案しました。また拠点によって回線速度が違っていますが、その差もMCU によって調整されます。このようにしてDOWA ホールディング様の使い方にあったシステムが構築できました。